Laissez-nous vos coordonnées...

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Laissez-nous vos coordonnées...

Vous êtes nombreux à demander à vos clients de laisser leurs coordonnées pour les recontacter à des fins commerciales. Plusieurs supports existent : les fiches papier, les questionnaires de satisfaction, les cartes de fidélité…

La réglementation exige désormais de conserver une trace de ces supports client

 Depuis mai 2018 et la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD), les entreprises doivent prouver que l’utilisateur a consenti à l’utilisation de ses données pour recevoir des communications marketing. Pratiquement cela impose de conserver et de trier les cartes et formulaires remplis par les clients pour leurs en envoyer une copie en cas de contestation.

 Des conséquences sur les bases de données déjà constituées

 Un véritable casse-tête pour ceux qui ont constitué des bases clients à partir de fiches et cartons remplis en boutique, lors de salons, à la réception d’hôtels, à la table de restaurants…

 Que faire avec les bases clients ?

Adopter une attitude stricte et supprimer les fichiers clients préalablement constitués ou réutiliser les données recueillies sans véritablement tenir compte de l’avis du client. Le risque de plainte auprès de la CNIL est très élevé lorsque le client n’est pas clairement informé sur l’utilisation de ses données personnelles.

 Les deux attitudes communes ont des conséquences néfastes

 Une troisième option est possible pour répondre aux contraintes imposées par le RGPD pour les données recueillies auprès de vos clients sur ces différents supports.

Vous devez, dans un premier temps, définir les cas dans lesquels le consentement du client est obligatoire. La prospection commerciale par exemple.Ensuite, justifier une durée de conservation des données en fonction de leur usage.Enfin, mettre en place un archivage intelligent adaptée à votre organisation.

Aurélie Levrel & Guillaume O’Lanyer

 

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